Medan | Neraca — Sabtu, 29 Juni 2024, telah berlangsung kegiatan Pelatihan Manajemen Administrasi dan Kearsipan (PEMANTIK) yang diadakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Politeknik Negeri Medan. Acara ini tidak sekadar menjadi pelatihan tentang Manajemen Administrasi dan Kearsipan, tetapi juga sebuah perayaan atas kemajuan efektivitas administrasi modern yang menjadi tiang penyangga kinerja organisasi mahasiswa di kampus ini. Dengan tema yang menggugah, acara ini bertujuan utama untuk meningkatkan pemahaman dari Himpunan Mahasiswa Program Studi (HMPS) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam hal pembuatan surat dan tata kelola administrasi yang berjalan di Politeknik Negeri Medan.
Tiga narasumber berpengalaman turut meramaikan acara ini, membagikan pengetahuan dan wawasan mereka yang berharga. Salah satunya adalah Jumjuma S.E., M.Si., seorang dosen di Jurusan Administrasi Niaga yang telah lama mengabdi di Politeknik Negeri Medan. Beliau tidak hanya mengajar tentang Kearsipan, tetapi juga memberikan pemahaman mendalam tentang lima jenis kearsipan berdasarkan penempatannya, mulai dari Sistem Nomor hingga Sistem Subjek. Materi yang disampaikan tidak hanya relevan tetapi juga dipercaya, memperkuat dasar pengetahuan peserta mengenai daftar indeks dalam surat serta manfaat dari penggunaan arsip elektronik.
Pembicara kedua, Preity Sonia A.Md.A.B., seorang alumni yang pernah menjabat sebagai Menteri Kesekretariatan BEM periode 2021/2022, membawa nuansa praktis dalam pembuatan surat. Pengalamannya yang luas tidak hanya terbatas pada kepengurusan BEM, tetapi juga sebagai Sekretaris Jenderal FKMPI, menjadikan penjelasannya lebih hidup dan aplikatif. Ia mengajak peserta untuk langsung berlatih membuat surat yang efektif, bahkan mengorganisir pengumpulan hasil karya peserta melalui Google Drive untuk dinilai oleh panitia.
Pembicara ketiga, Tivany Aqlicia, Menteri Kesekretariatan BEM periode 2023/2024, memperkenalkan fitur canggih di Excel yang dapat digunakan untuk mengelola surat masuk dan keluar secara otomatis. Fitur ini tidak hanya menyusun surat-surat tersebut sesuai dengan kategori masing-masing, tetapi juga mampu melakukan perhitungan jumlahnya dengan cepat dan akurat. Meskipun memerlukan sedikit koding, Tivany memberikan jaminan bahwa fitur ini dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkannya, memperkaya kemampuan administratif organisasi.
Acara “PEMANTIK” tidak hanya memberikan wawasan yang mendalam dalam manajemen administrasi dan kearsipan, tetapi juga meriah dengan pemberian hadiah kepada peserta yang aktif berpartisipasi dan berhasil menjawab pertanyaan dari para pembicara. Hal ini turut meningkatkan semangat dan motivasi peserta dalam mengikuti setiap sesi acara.
Dengan keberhasilan dan antusiasme yang terpancar, acara ini tidak hanya memberikan manfaat langsung bagi HMPS dan UKM di Politeknik Negeri Medan, tetapi juga menjadi landasan kuat dalam mengembangkan kemampuan administratif mahasiswa untuk mendukung kinerja organisasi di masa mendatang. (AN)